Die optimale Abwesentheitsnotiz - Inhalt, Vorlagen und Beispiele

Erreichbarkeit und ein rascher Support bedeuten für viele Kunden eine Selbstverständlichkeit, stellen Unternehmen aber vor große Herausforderungen. Speziell bei einer individuellen Betreuung durch einen persönlichen Kontakt kann eine ausbleibende oder verspätete Antwort leicht zu Missverständnissen führen, die eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz - nach dem englischen Begriff ebenfalls als "Out of Office Message" bekannt - zuverlässig vermeidet. Dabei einen seriösen, andererseits nicht übertrieben formellen und so "steifen" Stil zu verwenden, stellt oft eine große Schwierigkeit dar. Wichtig ist es dennoch, einen optimalen Kompromiss zu finden. Letztendlich ist konkret lediglich begrenzt abzusehen, wen diese Abwesenheitsnotiz in der Zeit erreicht, die ihr Schreiber "Out of Office" verbringt. Dies geht natürlich am besten mit einer eigenen E-Mail Domain.

Wichtige Informationen in der Abwesenheitsnotiz

Primär benachrichtigt eine Abwesenheitsnotiz den Sender, dass seine Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht unmittelbar gelesen beziehungsweise bearbeitet werden kann. In einigen Fällen reicht dieser Inhalt bereits vollständig aus - meist ist dies jedoch nicht der Fall, da die eingehende E-Mail mit einem konkreten Anliegen verbunden ist und der Schreiber ein (berechtigtes) Interesse daran hat, wie lange sich sein Ansprechpartner Out of Office befinden wird. Die perfekte Abwesenheitsnotiz beantwortet deshalb alle potenziell relevanten Fragen, die aus der Abwesenheit resultieren. Sie sollte deshalb unter anderem folgende Punkte in der aufgeführten Reihenfolge beinhalten:

• Kurze Anrede
• Voraussichtliche Dauer der Abwesenheit
• Allgemeiner Grund wie etwa Urlaub, akute Krankheit oder betriebsbedingte Ursachen
• Automatische Weiterleitung der Nachricht an erreichbare Kollegen oder Verantwortliche
• Verweis auf einen anderen Kontakt, der als Ansprechpartner in dringenden Fällen dient
• Mögliche Fristen nach der Rückkehr
• Kurze, freundliche und verbindliche Schlussformel
• Individuelle Signatur der Mailadresse und - falls vorhanden - deren öffentlicher Schlüssel

Nach individueller Abwägung können einzelne Punkte wie etwa der Grund oder die Schlussformel entfallen, wenn sie im aktuellen Zusammenhang keine wesentliche Rolle übernehmen. Die Informationen sollten zudem allgemein gehalten werden - eine Veröffentlichung von konkreten und persönlichen Angaben wie etwa Ort eines Urlaubs oder Art der Krankheit sollte ausschließlich in seltenen Ausnahmen und nach strenger Prüfung erfolgen. Ein Beispiel dafür wären Forschungsaufenthalte oder Konferenzen, bei denen der aktuelle Aufenthaltsort in einem sinnvollen Zusammenhang mit dem Interesse des Senders steht.

Richtige Formulierung zwischen locker, freundlich, allgemein und formell

Bei der Kommunikation über E-Mail gelten oft weniger strenge Vorgaben, als dies etwa bei offiziellen Schreiben oder Gesprächen der Fall ist. Trotzdem empfiehlt sich gerade bei einer Abwesenheitsnotiz eine höfliche, aber zugleich nicht verbindliche oder vertraute Form, denn diese erreichen unterschiedlichste und mitunter nicht vorhersehbare Empfänger. Sie sollte entsprechend allgemein gehalten werden, ohne dabei ausschließlich nach einfachen Floskeln oder - noch schlimmer - nach einer unveränderten Out of Office Vorgabe des Mailclients zu klingen.

In Anbetracht dieser Umstände ist es ratsam, eine kurz, knapp und unpersönlich zu schreiben und sich dabei an den "höchsten" möglichen Adressaten zu richten. Eine übertriebene Distanz in einer automatisierten Abwesenheitsnotiz führt nur in den wenigsten Fällen zu negativer Resonanz, ein fehlender Respekt oder ein falscher Umgangston - auch wenn ihn der Empfänger einer Out of Office Message lediglich subjektiv empfindet - ruft hingegen unter den falschen Umständen direkte Konsequenzen hervor.

Ein altes Problem: Siezen oder Duzen?

Bei der direkten Kommunikation ergibt sich die Unterscheidung zwischen Du und Sie aus dem Zusammenhang und dem Verhältnis, in dem die Beteiligten zueinanderstehen. Wie Werbung, Zeitungen oder andere öffentliche und halböffentliche Schriftstücke lässt eine allgemein verfasste Abwesenheitsnotiz hingegen keine persönliche Einschätzung und Differenzierung im Einzelfall zu. Dass Sie gilt deshalb als Standard und sollte unbedingt in Mailkonten verwendet werden, die eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Offizielle, kommerzielle oder berufliche Nutzung
• Gemischte Verwendung mit privaten und formalen Kontakten
• Öffentliche Kommunikation und Repräsentation
• Kundenbetreuung und -akquise
• Allgemeine, unspezifische Zielgruppen etwa bei Webseiten, Foren und Newslettern

Prinzipiell gilt: Abgesehen von Ausnahmen wie Berufsfeldern, in denen das Duzen einen kollektiven Konsens darstellt, ist es bei der allgemeinen Out of Office Message Accounts mit exklusiver privater Verwendung vorbehalten.

Beispiele und Vorlagen für Formulierungen

Folgende Beispiele und Vorlagen können als Baukasten dienen, mit dem sich eine perfekte Abwesenheitsnotiz zusammensetzen lässt:

Titel:

• Abwesenheitsnotiz
• Out of Office Message
• Information: Abwesend bis ...

Anrede (optional)

• Sehr geehrte Damen und Herren, ...
• Vielen Dank für Ihre E-Mail ...
• Hallo und Danke ...

Grund und Dauer der Abwesenheit:

• Wegen Urlaub/Fortbildung/Dienstreise bin ich leider erst ab dem ... wieder zu erreichen.
• Persönliche/betriebliche/gesundheitliche Gründe hindern mich leider bis zum ..., auf eingehende Nachrichten zu reagieren.
• Aufgrund unvorhergesehener Ereignisse bin ich dauerhaft/bis ... nicht über diese Adresse zu erreichen ...

Weiterleitung und Verweis:

• Jede E-Mail wird automatisch an ... weitergeleitet und so rasch wie möglich beantwortet.
• Im Interesse der Vertraulichkeit erfolgt keine automatische Weiterleitung. In der Zwischenzeit erreichen Sie jedoch ... unter der Telefonnummer/E-Mail ...,
• Ich bedauere die Verzögerung und werde mich nach meiner Rückkehr umgehend bei Ihnen melden.
• Während ich nicht erreichbar bin, kontaktieren Sie für Notfälle die Telefonnummer/E-Mail.

Schlussformel (optional):

• Mit freundlichen/herzlichen Grüßen ...
• Alles Gute wünscht Ihnen bis dahin ...

In geschlossenen Kreisen - beispielsweise unter Kollegen - darf eine Abwesenheitsnotiz natürlich auch lockerer bis humorvoll formuliert werden. Generell gilt jedoch auch hier, dass sie kurz, präzise und sachlich ausfallen sollte - sie bietet keine passende Gelegenheit, um den persönlichen, individuellen Charakter zu beweisen.

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